Втрата трудової книжки — не вирок для майбутньої пенсії, однак процес підтвердження стажу може бути складним, особливо коли документи залишилися на окупованій території або згоріли, а в електронному реєстрі відсутні дані про роботу до 2004 року. Адвокатка Діна Дрижакова, керівниця юридичної компанії Prima Leader Group, у коментарі РБК-Україна детально розповіла, які механізми діють у таких випадках і як громадяни можуть захистити своє право на пенсійне забезпечення.

З 1 січня 2004 року в Україні стаж обліковується через систему персоніфікованого обліку. За попередні роки основним підтвердженням є записи в трудовій книжці. Якщо ж книжка відсутня або містить неточності, підтвердити періоди роботи можна іншими документами: довідками установ, виписками з наказів, особовими рахунками, відомостями про зарплату, посвідченнями та письмовими трудовими договорами. Для підприємств, що опинилися на тимчасово окупованій території, є додаткова можливість — підтвердити пільговий стаж не лише довідками про особливий характер роботи, а й даними з реєстру застрахованих осіб. Якщо в трудовій книжці є виправлення за період до 2004 року, а підприємство розташоване в окупації, підтвердженням займаються спеціальні комісії при головних управліннях Пенсійного фонду.

Одним зі способів довести стаж є свідчення колишніх колег. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів від 1993 року, територіальний орган ПФУ запрошує свідка протягом трьох робочих днів після звернення заявника. Втім, вимоги до свідків жорсткі: їх має бути щонайменше двоє, вони повинні знати заявника по спільній роботі на одному підприємстві й мати власні документи про роботу за той самий період. Як зазначила адвокат, «головне — свідки повинні мати документи про свою власну роботу на цьому підприємстві за той самий період, який підтверджують для вас».

Найбільші труднощі виникають, коли колишні колеги виїхали за кордон. Пенсійний фонд в адміністративному порядку майже ніколи не приймає письмові чи нотаріальні свідчення з-за кордону. Опитування проводиться лише особисто працівниками ПФУ в сервісному центрі в Україні. Як пояснила Дрижакова, «навіть якщо свідок завірить свої показання у закордонного нотаріуса (з апостилем або консульською легалізацією та перекладом), органи ПФУ майже гарантовано відмовлять у зарахуванні стажу на цій підставі, посилаючись на відсутність у порядку № 637 механізму письмового чи нотаріального опитування».

Адвокат назвала два варіанти дій у такій ситуації. Перший — звернутися до суду з позовом проти ПФУ. Свідок за кордоном може дати покази через відеозвʼязок, скориставшись системою «Дія» або консульською установою України. Він також може оформити письмову заяву з нотаріальним засвідченням підпису та апостилем. Суд оцінюватиме ці докази разом з іншими матеріалами справи. Другий варіант підходить, якщо свідок може ненадовго повернутися в Україну: він має право звернутися до будь-якого працюючого сервісного центру ПФУ, навіть не за місцем проживання, наприклад у Львівській чи Закарпатській області.

Однак адвокат наголосила, що пошук свідків — це крайній захід. На практиці суди та ПФУ краще сприймають непрямі письмові докази. Якщо підприємство ліквідовано, його документи могли передати до міських, районних чи обласних архівів. Довідки про зарплату за формою 132 та накази про прийняття чи звільнення підтверджують стаж без залучення свідків. «Стаж можуть підтвердити навіть профспілкові квитки, якщо в них є відмітки про сплату внесків. Також підійдуть виписки з розрахункових книжок, письмові трудові договори, характеристики та перепустки», — додала юристка.

Дрижакова запропонувала покроковий алгоритм для людей, які втратили трудову книжку. Спочатку слід подати заяву на пенсію з усіма наявними документами й отримати офіційну письмову відмову ПФУ. Потім оформити заяви від закордонних свідків через консульство України — це дешевше і не потребує апостилю. Після цього оскаржити відмову фонду в окружному адміністративному суді. Адвокат підкреслила, що судова практика Верховного Суду є стабільною: відсутність записів у реєстрі чи втрата архівів не з вини громадянина не повинна позбавляти його права на пенсію, якщо він фактично працював, але був позбавлений можливості підтвердити це через окупацію або бойові дії.